Yogyakarta, 29 Juni 2025 — SECARA Nasyiah DIY kembali hadir dalam episode keduanya dengan tema “Memperkuat Administrasi Nasyiatul Aisyiyah: Rapi, Tertib, dan Progresif.” Sesi kali ini dipandu oleh Hanifa Kasih Surahman, S.Sos, yang dengan lugas dan penuh semangat membahas pentingnya administrasi sebagai jantung dari pengelolaan organisasi yang sehat, efisien, dan berdaya guna.
Hanifa menegaskan sejak awal bahwa administrasi bukan sekadar urusan menulis atau mengarsip, tetapi merupakan sistem yang menjaga keberlangsungan gerakan perempuan muda agar tetap tertib dan maju. Ia mengajak seluruh kader untuk menanamkan budaya administrasi yang rapi dan berkelanjutan, karena disanalah kunci profesionalitas organisasi.
“Administrasi itu seperti olahraga. Semua tahu manfaatnya, tapi butuh konsistensi untuk menjadikannya kebiasaan,” ujar Hanifa membuka sesi.
Administrasi sebagai Fondasi Gerakan
Hanifa menekankan bahwa ketertiban administrasi bukan sekadar formalitas, melainkan fondasi vital yang menjamin setiap program dan kebijakan berjalan efektif dan terdokumentasi dengan baik. Ia mengingatkan pengalaman berharga saat menulis sejarah Nasyiatul Aisyiyah di masa pandemi, ketika keterbatasan dokumentasi seperti ketiadaan arsip surat atau foto kegiatan menjadi kendala besar dalam menelusuri perjalanan organisasi.
“Kalau setiap kegiatan NA didokumentasikan dengan baik, sejarah kita akan hidup dan mudah ditelusuri,” ujarnya.
Melalui administrasi yang tertib, organisasi dapat memiliki jejak data yang berguna untuk penelitian, evaluasi, maupun pembelajaran kader di masa depan. Arsip rapat, laporan kegiatan, dan dokumentasi keuangan menjadi bukti perjalanan organisasi yang berharga.
Peran Strategis Sekretaris dan Bendahara
Sesi kemudian berlanjut dengan pembahasan rinci mengenai tugas sekretaris dan bendahara. Hanifa menjelaskan bahwa sekretaris memiliki tanggung jawab besar dalam menjaga koordinasi antar bidang dan memastikan setiap surat, keputusan, serta laporan tersusun rapi. Ia menekankan pentingnya penggunaan lembar disposisi dokumen pengarah tugas dari pimpinan kepada bidang terkait berdasarkan surat masuk.
Sementara itu, bendahara berperan sebagai penjaga keuangan organisasi. Ia harus mampu mencatat pemasukan dan pengeluaran, menyusun laporan akuntabilitas, serta menyiapkan anggaran kegiatan dengan transparan. Hanifa mengingatkan bahwa keterbukaan keuangan adalah bagian dari amanah dan etika organisasi yang harus dijaga dengan disiplin.
Digitalisasi dan Efisiensi dalam Administrasi
Dalam menghadapi perkembangan zaman, Hanifa mendorong Nasyiatul Aisyiyah untuk mengadopsi sistem digital sederhana dalam pengelolaan dokumen. Ia menyarankan penggunaan Google Sheets, Google Drive, atau formulir daring sebagai alat bantu administrasi modern yang praktis dan ramah pengguna.
“Tidak perlu alat yang rumit. Yang penting mudah digunakan dan bisa diakses bersama,” katanya.
Ia juga mendorong pengarsipan berbasis waktu dan kegiatan, seperti folder “Surat Masuk Januari 2025” atau “Dokumen Acara 2025”, agar setiap dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan. Digitalisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi risiko kehilangan data yang sering terjadi akibat penyimpanan manual.
Pengumpulan Data Keanggotaan dan Transisi Kepemimpinan
Salah satu topik penting dalam diskusi ini adalah pengelolaan data keanggotaan. Hanifa menjelaskan bahwa database anggota bisa disusun sederhana melalui biodata dan spreadsheet daring. Ia menegaskan bahwa setiap perubahan kepemimpinan harus melalui rapat pleno dan diterbitkan melalui Surat Keputusan (SK) resmi, untuk menjaga legalitas organisasi. Ia juga mengingatkan pentingnya proses kaderisasi bagi anggota baru sebelum mereka terlibat dalam kepemimpinan.
“Kepemimpinan di NA bukan sekadar jabatan, tetapi proses belajar dan pengabdian,” tegasnya.
Etika Disposisi, Sponsorship, dan Kolaborasi
Dalam sesi tanya jawab, Hanifa menjelaskan kembali konsep lembar disposisi bukan “distorsi” seperti yang sempat ditanyakan peserta sebagai alat untuk mendelegasikan tanggung jawab surat masuk kepada pihak yang tepat. Ia memberikan contoh konkret: undangan pelatihan yang masuk diarahkan kepada bidang kaderisasi atau pendidikan sesuai konteks kegiatan.
Selain itu, Hanifa menyinggung etika publikasi dan sponsorship, menekankan pentingnya penyuntingan konten oleh tim berpengalaman di bidang bahasa agar tetap sesuai dengan nilai dan citra organisasi. Untuk kolaborasi dengan lembaga lain, ia mendorong kader untuk selalu menggunakan surat resmi dan menjelaskan secara jelas bentuk kerja sama yang diusulkan.
Tips Administrasi Praktis
Hanifa menutup sesi dengan membagikan beberapa tips sederhana namun efektif:
- Gunakan template baku untuk notulen, laporan, dan surat.
- Selalu mencantumkan tanggal pada setiap dokumen.
- Terapkan format konsisten agar mudah dibaca dan diarsipkan.
- Delegasikan tugas administratif agar tidak menumpuk pada satu orang.
- Jadwalkan pelaporan rutin mingguan atau bulanan untuk menjaga kedisiplinan.
“Administrasi yang baik bukan yang rumit, tapi yang bisa dijalankan dengan konsisten,” ungkapnya.
Penutup: Dari Ketertiban Menuju Kemajuan
Di akhir acara, Hanifa menyampaikan apresiasi kepada seluruh peserta dan mendorong penerapan nyata dari pembelajaran malam itu. Ia juga mengumumkan rencana kompetisi administrasi antar-cabang dan ranting sebagai bentuk dorongan agar kader menerapkan standar administrasi terbaik di wilayah masing-masing.
Sesi ditutup dengan doa bersama dan harapan agar semangat kerapian dan ketertiban menjadi bagian dari budaya kerja Nasyiatul Aisyiyah. Dengan administrasi yang kuat, NA diyakini akan menjadi gerakan perempuan muda yang solid, profesional, dan progresif sejalan dengan semangat kemajuan yang terus digelorakan organisasi ini.
Simak SECARA Episode 2 di sini: